3 ferramentas para organização pessoal

Tanta coisa para lembrar, tanta coisa para fazer e tanta coisa para organizar. Ainda bem que existem ferramentas que podem ajudar sua organização pessoal.

É comum sentir que temos coisas demais para fazer e que algumas delas acabam ficando de lado. Entre cuidar dos problemas no trabalho, manter uma vida social ativa, tirar um tempo para lazer, tomar conta da casa, organizar as finanças e ainda investir um tempo no seu desenvolvimento pessoal parece que o dia deveria mesmo ter mais que míseras 24 horas.

Uma grande vilã que pode estar atrapalhando você a conseguir dar conta de tudo que precisa ou tem vontade pode ser a falta de organização. E não quero dizer que você seja necessariamente uma pessoa desorganizada, mas pode ser que você simplesmente acabe perdendo tempo com coisas que poderiam ser mais fáceis ou até esquece de organizar uma tarefa antes de começar a executar e acaba gastando mais tempo que o necessário.

Ser uma pessoa mais organizada pode te ajudar não só a resolver mais problemas como também viver com mais tranquilidade e bem-estar no geral. É claro que parte dos seus problemas de organização podem ser uma simples questão de alinhar expectativa e realidade. Não adianta nada querer abraçar o mundo e resolver todos os problemas de uma vez só. É preciso ter consciência dos nossos limites e prioridades e a partir disso começar a organizar a vida.

Esse texto não vai trazer nenhuma solução mágica para todos os seus problemas de organização e nem propor alguma rotina acelerada como vários “gurus da produtividade” gostam de promover no LinkedIn. O objetivo aqui é compartilhar algumas ferramentas que podem parecer simples e básicas, e você provavelmente até já conhece algumas delas, mas que podem ser um ótimo ponto de partida para colocar as coisas em ordem.

Organização pessoal, rotina e compromissos: Google Agenda

Provavelmente uma das mais antigas ferramentas de organização pessoal, hoje em dia a tradicional agenda existe em milhares de versões diferentes de maneira digital, e aqui vamos focar no Google Agenda. Você já sabe como funciona uma agenda: anote compromissos e datas importantes e não esqueça de nada. O importante aqui é criar o hábito de realmente organizar sua agenda para ver facilmente o que você tem para fazer.

No Agenda é fácil criar compromissos que se repetem, como seu treino semanal na academia ou até as horas diárias no trabalho, e anotar até essas informações óbvias ajuda você a organizar melhor suas atividades ao longo do tempo. O dia não vai criar mais horas, então registrar tudo o que você tem para fazer a cada dia de maneira visual permite distribuir melhor todos os seus compromissos e saber o que você consegue ou não fazer, bem como em qual prazo.

Anote não só coisas recorrentes e de maior duração, como o horário de trabalho, mas também compromissos mais raros e rápidos. Imagine, por exemplo, que você tem uma ligação telefônica importante para fazer. Mesmo que essa ligação leve apenas cinco minutos, registrar isso na agenda ajuda você não só a se lembrar de ligar mas também a não marcar outros compromissos no mesmo horário e até a reservar um tempo antes para preparar o que precisa ser falado.

Exemplo de organização no Google Agenda.
Exemplo de organização no Google Agenda.

Se você costuma esquecer datas relevantes, registrar isso no Agenda permite que você peça ao aplicativo para te lembrar da data com dias e até semanas de antecedência, o que ajuda a não passar por uma eventual situação desconfortável.

É fácil começar a usar o Agenda. De cara você já vai conseguir marcar grande parte dos seus compromissos frequentes, e depois disso é só criar o hábito de anotar tudo o que for relevante assim que a coisa surgir e não deixar isso para depois. Assim você também libera espaço na cabeça sabendo que todos os compromissos estão sempre anotados.

Organizando suas tarefas e projetos: Asana

Asana é um misto entre gerenciador de projetos e gerenciador de tarefas que pode ajudar bastante na hora de organizar alguma atividade que envolve várias etapas ou informações diferentes. Nele você pode criar cartões, chamados de tasks, para cada tarefa que você precisa fazer, e acompanhar sua evolução a partir disso.

Cada task pode ter múltiplas subtasks — ou sub-tarefas — na forma de um checklist, o que ajuda a acompanhar de maneira bem visual quanto você já evoluiu em cada tarefa e o que ainda falta para terminar aquilo por completo.

Exemplo de task (atividade) no Asana.
Exemplo de task (atividade) no Asana.

Suas tasks podem ser editadas de acordo com a sua necessidade. Você pode, por exemplo, organizar suas tasks de acordo com o prazo de entrega de cada uma, assim sabe o que precisa ser resolvido antes. É possível também criar tags personalizadas que funcionam como etiquetas para ajudar a destacar informações importantes de cada tarefa.

A plataforma permite também o upload de arquivos e conta com uma caixa de comentários com histórico, então fica fácil centralizar tudo o que é necessário para uma tarefa em um lugar só e ter controle de tudo que já foi feito.

A ideia aqui é usar o Asana para o que você sentir que faz sentido. Se você quer renovar seu currículo, por exemplo, mas nunca sabe por onde começar, pode criar uma task para organizar isso. Monte sua task principal e a partir daí identifique as possíveis sub-tarefas envolvidas, como pesquisar modelos de currículo, ler dicas para preparar um bom currículo, juntar todas as suas informações relevantes e etc., e comece a atacar uma sub-tarefa por vez. Assim você consegue quebrar um projeto grande em atividades menores e pode resolver uma de cada vez para atingir seu objetivo final com mais tranquilidade.

Uma ferramenta parecida e que também funciona muito bem para tarefas simples ou que não envolvam muitas pessoas é o Trello. Lembre-se de que o mais importante é se organizar, então sinta-se livre para usar a ferramenta que mais fizer sentido para você.

Organizando suas finanças: Olivia

No blog da Provi nós já demos algumas dicas para ajudar com as finanças pessoais, mas aqui quero focar em um aplicativo específico: a Olivia.

Um grande problema em organizar as finanças pessoais está em manter o controle sobre o dinheiro que você recebe e o dinheiro que você gasta. É fácil comprar alguma coisa barata como um cafézinho e, por ser um valor pequeno, deixar de anotar o gasto. O problema é quando você olha todos esses gastos juntos na fatura do cartão crédito.

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Exemplo de informações da Olivia.

Na Olivia você consegue cadastrar seus cartões e contas bancárias para que o aplicativo automaticamente registre todas as movimentações que você faz. Além disso, você pode criar metas de economia, categorizar cada transação e receber recomendações de como usar melhor o seu dinheiro.

Existem outras soluções parecidas com a Olivia no mercado, e você pode escolher a que achar melhor para você, mas só de conseguir uma visualização fácil e prática de como você lida com seu dinheiro já vai ser possível tomar decisões mais conscientes no futuro. E nunca esqueça a regra de ouro: não gaste mais do que você recebe.


Viu como algumas ferramentas simples podem contribuir para você aliviar um pouco a cabeça e melhorar sua forma de se organizar? Conforme você for ganhando prática com as ferramentas desse texto, vai ver que fica cada vez mais fácil melhorar a sua organização e dar conta de todas as suas tarefas.

Ah, e ter uma vida mais organizada também vai te ajudar a ter mais tempo livre para ler os textos do blog da Provi. Estamos sempre trazendo conteúdos interessantes para ajudar você a se desenvolver constantemente.

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Veja mais sobre o autor

Matheus Torrano

Apaixonado por criatividade e inovação, busco maneiras de tornar as vidas das pessoas mais felizes com o meu trabalho.